Das Kreuz mit der Email

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Wenn die Zeit knapp ist, sind E-Mails das perfekte Kommunikationsmittel. Aber Achtung! Gerade dann lauern viele Gefahren…

Jetzt noch schnell eine Mail an den Mitarbeiter abschicken – „Tu mir doch einen Gefallen und mach noch schnell die Präsentation für morgen fertig.“ – und dann ab in den Feierabend.

Am nächsten Morgen finden Sie anstatt der Präsentation eine bissige Mail von Ihrem ansonsten so zuverlässigen Mitarbeiter in Ihrem Posteingang. Das könnte man ja wohl auch anders sagen. Und überhaupt: ihn so zu überrumpeln… Komisch, denken Sie sich. Es war ja gar nicht ruppig von Ihnen gemeint und schließlich haben Sie ihm schon früher kurzfristig Aufgaben übertragen.

Die gute E-Mail hat einen genialen Vorteil dem Brief oder auch dem Telefon gegenüber: Sie ist ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – und das ist auch ihr größter Nachteil. Per E-Mail ein paar Aufgaben verteilen benötigt entschieden weniger Zeit als per Telefon oder auch im persönlichen Gespräch. Denn dort kommen wir so schnell vom Hundertsten ins Tausendste und schon haben wir uns verquatscht. Mit der flotten E-Mail kann uns das nicht passieren. Allerdings bleibt neben Rechtschreibung und Grammatik auch oft die Höflichkeit auf der Strecke – und das ist nicht mal so beabsichtigt. Denn in einer E-Mail können wir wichtige Kommunikationsebenen wie Mimik, Gestik und Stimmfall nicht übermitteln.

Kein Wunder also, dass E-Mail-Missverständnisse in der Geschäftswelt zum Alltag gehören. Eine Studie der University of Chicago belegt, dass die Hälfte der Empfänger einer E-Mail den Inhalt falsch interpretieren. Allerdings führt das in den seltensten Fällen zu klärenden, wenn auch zeitaufwendigen Rückfragen. Denn 90% der Empfänger sind sich sicher, den Inhalt richtig verstanden zu haben. Und so nimmt das Chaos seinen Lauf…

Diese Studie und viele weitere finden sich in Martina Dressels Buch „E-Mail-Knigge – Das Original“, in dem sie alle Tücken dieser beliebten Kommunikationsform aufdeckt und Tipps zum richtigen Verhalten im elektronischen Schriftverkehr gibt. Das umfangreiche Buch ist besonders für E-Mail-Einsteiger geeignet, da es auf alle Aspekte der E-Mail – vom Absender bis zum Disclaimer – ausführlich eingeht.

Damit Sie Ihren Mitarbeitern nicht ungewollt auf die Füße treten, sollten Sie insbesondere eine Tatsache beachten: E-Mail-Botschaften werden vom Empfänger generell negativer aufgefasst als es der Absender beabsichtigt. Dies hat eine Studie von Kristin Byron der Syracuse University (USA) gezeigt. Das bedeutet, positive Aussagen werden eher neutral interpretiert und negative Aussagen werden noch negativer interpretiert, als es vom Sender beabsichtigt ist.

Denken Sie an diese Verzerrung, wenn Sie „schnell noch“ eine E-Mail absenden. Besser, Sie lesen nochmal drüber, bevor Sie einen Mitarbeiter oder Kunden unbeabsichtigt verprellen. Stellen Sie sich beim Lesen vor, Sie wären der Empfänger. Wie kommt die E-Mail bei Ihnen an? Hinterlässt sie einen positiven Eindruck? Gibt es Formulierungen, die der andere womöglich negativ aufnehmen könnte? Schreiben Sie so positiv und freundlich wie möglich, denn negativer wird die E-Mail von allein – in den Augen des Empfängers.